第一条 为确保本学会各项工作规范、高效、优质，依据《社会团体登记管理条例》和《广州市图书馆学会章程》制定本制度。

第二条 秘书长是本学会印章、文件管理的负责人，学会秘书处是印章、法人登记证书、文件管理的责任部门，各部（室）依照本管理制度履行职责。

第三条 学会使用文号，即“广图学字”，适用于以学会名义发出的文件，包括上行文、对会员单位等的正式文件，该文号需加盖学会印章。

第四条 各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。办公室各相关责任人对文件初核，报分馆领导审核后由理事长批示签发。

第五条 以学会名义发出的各类文件需经本学会理事长签发。

第六条 行文执行登记制度，由秘书处专人负责。

第七条 各级单位的来文来函或网上下载的各类文件，由秘书处负责接收、登记、呈批和归档。

第八条 每年学会行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册，标识后归档保存。

第九条 学会的印章实行集中管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度。

第十条 办公室负责印章的刻制、保管和使用记录，并设专人负责此项工作。

第十一条 广州市图书馆学会财务印章使用由理事长审批。

第十二条 印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章，未经领导批准不得带离本学会办公场所。

第十三条 本学会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等，由专人保管，经理事长批准后开具，并留底备查。

第十四条 本制度经理事会审议通过后生效，由理事会解释。