规章制度
广州市图书馆学会印章、文件管理制度
第一条 为确保本学会各项工作规范、高效、优质, 依据《社会团体登记管理条例》和《广州市图书馆学会章程》制定本制度。
第二条 秘书长是本学会印章、文件管理的负责人,学会办公室是印章、文件管理的责任部门,各部(室)依照本管理制度履行职责。
第三条 学会办公室处行文使用两个文号,即“穗图学会”和“穗图学会办”。“穗图学会”适用于以学会名义发出的文件,包括上行文、对会员单位等的正式文件,该文号需加盖学会印章。“穗图学会办”是以学会办公室的名义发出的文件,主要是各部(室)具体业务工作文件和办公室的内部事务管理文件等。
第四条 各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。办公室各相关责任人对文件初核,报分馆领导审核后由理事长批示签发。
第五条 以学会名义发出的各类文件需经本学会理事长签发;以学会办公室发出的各类文件需经学会秘书长签发。
第六条 行文执行登记制度,由办公室专人负责。
第七条 各级单位的来文来函或网上下载的各类文件,由办公室负责接收、登记、呈批和归档。
第八条 办公室根据来文来函的保密等级填写《广州市图书馆学会文件传阅处理表》,报学会有关领导阅批。
第九条 每年学会或办公室行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册,标识后归档保存。
第十条 学会的印章实行集中管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度。
第十一条 办公室负责印章的刻制、保管和使用记录,并设专人负责此项工作。
第十二条 广州市图书馆学会财务印章使用由理事长审批。
第十三条 印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章,未经领导批准不得带离本学会办公场所。
第十四条 本学会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等,由专人保管,经理事长批准后开具,并留底备查。
第十五条 本制度经理事会审议通过后生效,由理事会解释。
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